Организовать праздник и не сойти с ума. Как event-агентства помогают клиентам проводить мероприятия мечты

Гости, приходя на праздник, даже не подозревают, какой титанический труд стоит за его организацией. Именно поэтому существуют event-агентства — справиться самостоятельно бывает очень сложно, а иногда и вовсе невозможно. Как корпорации творчества работают с клиентами, рассказали представители EventCorpLife Алёна Пипченко и Елена Генитенова.

— Клиенты корпорации творчества — кто они? Это только крупные компании или есть и физические лица?

— Нашим клиентом может стать абсолютно любой человек: и представитель компании, и частное лицо. Часто в агентство обращаются крупные организации — например, мы сотрудничаем с компаниями «Роснефть», «Газпром», «Леруа Мерлен», «Союз», «Алгоритм», Альфа-Банк, ВТБ и другими. И это масштабные проекты. При этом каждое мероприятие уникально и неповторимо. В наших кейсах нет идентичных проектов, хотя некоторые наши клиенты — представители одной сферы.

Индивидуально мы организовываем и личные праздники, мероприятия для детей, дни рождения, юбилеи и свадьбы.

— Сколько этапов взаимодействия нужно пройти с клиентом до мероприятия? Какой из них — ключевой?

— Конечно, на подписании договора совместная работа не заканчивается. Это длительное плодотворное сотрудничество, где клиент участвует как минимум с позиции наблюдателя.

Самые важные этапы взаимодействия — это:

1. Сбор вводных. Мы получаем заявку, выясняем ключевые предпочтения и пожелания заказчика.

2. Составление предложения. Командой формируем КП для клиента и готовим смету, перенося все планы и идеи из визуального в числовой формат. Заказчику важно понимать не только, сколько он потратит, но и что он получит в финале.

3. Согласование. Это один из самых важных этапов. На нём клиент вносит корректировки в первоначальный план проекта.

4. Заключение договора. Здесь мы добавляем отношениям с заказчиком нужную ноту формальности, устанавливаем дедлайны и прописываем нюансы.

5. Непосредственно реализация проекта, которой занимаются уже организаторы.

Каждый этап по-своему важен, ведь все они в той или иной степени влияют на качество результата.

— Многие ли клиенты сразу понимают, чего они хотят? Как вы помогаете выявить потребности и пожелания у неопределившихся заказчиков?

— Бывает такое, что клиенту важно сначала увидеть готовое предложение, а потом вносить корректировки. Но даже самому высококлассному event-специалисту сложно представить целостную картину без «базы». Поэтому мы всегда тщательно выясняем, чего хочет заказчик. У многих клиентов на самом деле множество представлений и планов, их нужно только докрутить. Конечно, бывают и технические сложности в реализации задумки. Но нет ничего невозможного.

Часто мы визуализируем идею: подбираем фото, видео и другой контент, который покажет, как это все будет.

— Клиенты благодарят после мероприятия?

— Всегда. Когда ожидания оправданы, идеи реализованы, гости довольны, часто возвращаются к нам за новым мероприятием — и это лучшая благодарность для нас.

Корпорация творчества EventCorpLife
Сайт