Кадровый электронный документооборот: преимущества и особенности внедрения

Компании используют кадровый электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Регулируется он ст. 22.1 ТК РФ. Кадровый электронный документооборот включает формирование, подписание, применение и хранение работодателем электронных документов, связанных с трудовой деятельностью работников.

Преимущества внедрения кадрового ЭДО

Электронный документооборот обладает целым рядом преимуществ:

• экономия времени. Документ регистрируется быстро, его дальнейшая идентификация максимально проста;
• экономия места. Создавать бумажные копии в большинстве случаев не требуется (исключение – акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, трудовые книжки, если работник не желает переходить на электронную). Это значит, что не нужно распечатывать и хранить огромное количество бумаг; 
• упрощенный контроль движения документов и сроков;
• минимизация риска возникновения ошибок, потери документов, легкий поиск причин расхождений при их выявлении;
• высокий уровень безопасности в части сохранности документации;
• экономия бюджета (не требуется покупать бумагу и другие расходники, выделять место для хранения бумаг и т. д.).

Сегодня внедрение кадрового ЭДО выбирают все большее количество компаний, но говорить о полном переходе на такую форму пока рано. Многие фирмы применяют двойную форму, когда кадровый учет ведется одновременно и на бумаге, и в электронном виде.

Как внедряется ЭДО в сфере кадров?

Сегодня переход на ЭДО в сфере кадров добровольный, но со временем он может стать обязательным. Использовать его можно в любой компании, вне зависимости от численности сотрудников и формы собственности. Кадровый ЭДО сегодня активно развивается, поэтому не все его возможности освоены. В будущем они станут еще более обширными.

Чтобы внедрить систему кадрового электронного документооборота, требуется установка специализированного программного обеспечения. Затраты на его приобретение полностью окупаются в течение короткого времени. Кроме того, сотрудникам понадобится некоторое время, чтобы пройти обучение и привыкнуть к системе. 

ООО "Фикси"